Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan BALANCIQ (MKN EQUITY AS, org.nr. 837 431 352) samler inn, bruker og beskytter personopplysninger når du bruker vår tjeneste. Vi er behandlingsansvarlig for personopplysningene vi samler inn. All behandling skjer i samsvar med gjeldende personvernlovgivning, herunder EUs personvernforordning (GDPR) og den norske personopplysningsloven.

Vi samler inn følgende kategorier av personopplysninger: Kontoinformasjon: Navn, e-postadresse, telefonnummer og bedriftstilknytning. Bruksdata: Spørsmål stilt til AI-agenten, tidspunkt for bruk, antall meldinger og teknisk informasjon om enheten din (nettlesertype, IP-adresse). Valgfri besøksstatistikk: Hvis du velger «Godta statistikk» i samtykkebanneret, måler vi samlet bruk av de offentlige nettsidene med Vercel Web Analytics. Målingen er cookieløs og omfatter sidevisninger på offentlige sider samt en konverteringshendelse når et skjema er bekreftet mottatt. Hendelsen inneholder kun hvilket skjema som ble brukt og hvilken plan som var valgt. Vi sender ikke navn, e-post, telefonnummer, organisasjonsnummer, beløp, meldingsinnhold eller spørsmål via denne målingen, og innloggede sider måles ikke. Uten samtykke lastes ikke måleskriptet. Se cookie policy for hvordan du endrer valget. Regnskapsdata: SAF-T-data og andre regnskapsopplysninger du eller din bedrift importerer til tjenesten. Disse dataene tilhører bedriften din og behandles utelukkende for å levere tjenesten. Dokumenter: Filer du laster opp via Archive Vault (dersom aktivert).

Vi behandler personopplysninger for følgende formål: • Levere og drifte tjenesten (rettslig grunnlag: avtale) • Autentisering og tilgangskontroll (rettslig grunnlag: avtale) • Teknisk feilsøking og forbedring av tjenesten (rettslig grunnlag: berettiget interesse) • Fakturering (rettslig grunnlag: avtale og lovpålagt plikt) • Kontakt ved driftsavbrudd eller viktige endringer (rettslig grunnlag: berettiget interesse) • Overholdelse av lovpålagte plikter (rettslig grunnlag: rettslig forpliktelse) • Valgfri besøksstatistikk på de offentlige nettsidene (rettslig grunnlag: samtykke, som du kan trekke tilbake)

Vi benytter følgende sentrale underleverandører som databehandlere: • Supabase (database, autentisering og fillagring) — data lagres i EU (Irland) • Vercel (hosting) — servere i EU • Vercel Web Analytics (valgfri besøksstatistikk) — brukes kun hvis du har samtykket til statistikk • Anthropic og OpenAI (AI-tjenester) — brukes for å prosessere spørsmål til AI-agenten I tillegg benytter vi standard infrastruktur-leverandører for drift, feillogging, e-postutsendelse og rate-limiting. Fullstendig og oppdatert liste over alle våre underleverandører finnes i vår databehandleravtale (DPA), som du mottar ved kontraktinngåelse. Vi har databehandleravtaler med alle underleverandører. Regnskapsdata sendes til AI-tjenesten kun for å besvare dine spørsmål, og brukes ikke til å trene AI-modeller. AI-leverandørene kan logge forespørsler i en begrenset periode for sikkerhets- og misbruksovervåking, i henhold til deres databehandleravtaler. Vi selger eller deler aldri personopplysninger med tredjeparter for markedsføringsformål.

Personopplysninger lagres så lenge du har et aktivt abonnement. Samtalelogg slettes automatisk etter 90 dager. Sletting av personopplysninger: • Personlige data (din egen brukerkonto, dine spørsmål, innstillinger) kan du selv slette via tjenesten ("Slett kontoen min permanent") eller på forespørsel til oss • Bedriftens regnskapsdata (SAF-T) er knyttet til selve abonnementet og slettes først ved oppsigelse av bedriftens avtale, da denne dataen er nødvendig for å levere tjenesten Ved oppsigelse av abonnement kan du eksportere dine data. Alle data slettes innen 90 dager etter avslutning, med unntak av det som er nødvendig for å oppfylle lovpålagte krav (f.eks. regnskapsloven).

Du har følgende rettigheter etter GDPR: Innsyn: Du kan be om å se hvilke opplysninger vi har om deg. Retting: Du kan be om å rette feilaktige opplysninger. Sletting: Du kan be om at opplysninger slettes (med forbehold om lovpålagte plikter). Dataportabilitet: Du kan be om å motta dine data i et maskinlesbart format. Protest: Du kan protestere mot behandling basert på berettiget interesse. Begrensning: Du kan be om at behandlingen begrenses i visse tilfeller. For å utøve dine rettigheter, kontakt oss på kontakt@balanciq.no. Vi svarer innen 30 dager.

Vi tar sikkerhet på alvor og har implementert følgende tiltak: • Hoveddatabasen ligger i EU (Irland), og data lagres kryptert • AI-behandling av spørsmål og relevant regnskapsinformasjon kan innebære overføring til USA — se punkt 8 • Tilgang til data er begrenset til autorisert personell • AI-agenten har kun leserettigheter til regnskapsdata — den kan aldri endre, slette eller bokføre noe i regnskapet • All kommunikasjon skjer over krypterte forbindelser (TLS/HTTPS) • Autentisering med sikre tokens og valgfri tofaktorautentisering

Hoveddelen av databehandlingen vår skjer innenfor EU/EØS — database, autentisering og hosting ligger i EU. Når du bruker AI-agenten overføres regnskapsdata og spørsmål rutinemessig til USA, fordi våre AI-leverandører (Anthropic og OpenAI) opererer derfra. Tilsvarende kan enkelte tilleggstjenester (f.eks. e-postutsendelse og feillogging) innebære overføring til USA. For alle slike overføringer foreligger det tilstrekkelige garantier i henhold til GDPR kapittel V, herunder EU-kommisjonens standardavtalevilkår (Standard Contractual Clauses, SCC). Vi har databehandleravtaler med alle underleverandører som regulerer dette.

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger er i strid med personvernregelverket, har du rett til å klage til Datatilsynet: Datatilsynet Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo www.datatilsynet.no

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov. Ved vesentlige endringer vil vi varsle deg via e-post. Oppdatert versjon publiseres alltid på denne siden.